Neue Regelung für Bargeschäfte

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in seinem Schreiben vom 26.11.2010 festgelegt, wie die Aufbewahrung von Unterlagen aus Geschäftsvorfälle mit Bargeschäften zu erfolgen hat, die mit Registrierkassen jeglicher Art (elektronische oder PC-Kasse) erfasst werden. Dabei wurde die Ausnahmeregelung der Z-Bons, also eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung von Einzelbons zu einer Tagesendsumme) endgültig aufgehoben.

Somit reichen tägliche Z-Protokolle nicht mehr aus und werden in der Zukunft nicht mehr akzeptiert. Einfache elektronische Kassen, die nicht jeden Verkauf einzeln speichern und dokumentieren sind nicht mehr erlaubt. Ab dem 01.01.2011 ist über den Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten auch der Zugriff auf jeden Einzelbon vorzusehen. Das bedeutet, dass jeder Einzelbon durch die Aufbewahrungspflicht bis zu 10 Jahren elektronisch aufbewahrt und in einer CD Form auf Verlangen in angemessener Frist vorgelegt werden muss.

Sofern aktuelle Kassensysteme dies momentan nicht vorsehen, war und ist der Unternehmer verpflichtet alle technisch möglichen Anpassungen oder Erweiterungen bis zum 31.12.2011 vorzunehmen. Für Registrierkassen, die einen derartigen unverdichteten Zugriff bauartbedingt nicht ermöglichen, gilt längstens eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2016. Die Übergangsfrist gilt aber nur, wenn der Kauf der Kasse noch vor dem 31.12.2010 nachgewiesen, eine Bescheinigung des Kassenherstellers vorliegt, dass ein Update der Kasse (Firmware) nicht möglich ist und der Unternehmer sich nachweislich um ein Update bemüht hat. Insofern haben viele Unternehmer die falsche Vorstellung, dass sie bis zum 31.12.2016 sehr viel Zeit haben. Dem ist nicht so und auch noch im Jahre 2014 können ca. 99,9% der betroffenen Unternehmer diese neue Regelung, rückwirkend ab dem 01.01.2011, nicht erfüllen.

Dieser neue Erlass zwingt alle Kleingewerbetreiber mit Bargeschäften umzudenken und sich in Ihrer Kassenführung und Buchhaltung komplett neu zu organisieren, wenn sie zukünftig die Gefahr einer "Hinzuschätzung ihrer Mehrumsätze" und damit hohe Nachzahlungen verhindern wollen.

Eine weitere Problematik das "Verzögerungsgelds" zwischen 2.500,- € und 250.000,- € kommt zusätzlich als Gefahr hinzu, wenn auf Aufforderung der Finanzbehörden in angemessener Zeit keine CD mit detaillierten elektronischen Kassendaten an die Finanzbehörden übergeben werden können. Dies gilt als fehlende Mitwirkungspflicht und kann zu einer direkten Hinzuschätzung der Mehrumsätze führen.

Auch die möglichen strafrechtlichen Konsequenzen nach einer Hinzuschätzung darf als eine ernste Gefahr nicht unterschätzt werden, da diese Ermittlungen sehr oft zu einer Geldstrafe, Verurteilung oder zu einer Vorstrafe mit einem Gewerbeverbot durch die Finanzbehörden führen.

Diese gesetzlichen Vorgaben werden dazu führen, dass über kurz oder lang alle Gewerbetriebe mit Bargeschäft solch eine Kasse haben müssen. Dabei ist die Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 ein sehr wichtiger Termin.